Jak zaplanować duże wesele bez organizacyjnego chaosu?

Jak zaplanować duże wesele bez organizacyjnego chaosu?

Pamiętacie ten moment tuż po zaręczynach? Ten cudowny, unoszący się nad ziemią stan, kiedy świat wydaje się malowany wyłącznie w pastelowych barwach, a w głowie gra Wam wasza ulubiona romantyczna piosenka? Ja pamiętam go doskonale. Pamiętam też ten moment, który nastąpił jakieś dwa dni później – moment, w którym usiedliśmy z moim (wtedy jeszcze) narzeczonym z kartką papieru i zderzyliśmy się z brutalnym pytaniem: „No dobrze, to kogo zapraszamy?”.

I wtedy właśnie bańka mydlana pękła z głośnym „PLASK!”. Nasza „kameralna” lista gości zaczęła pęcznieć w oczach: rodzice, rodzeństwo, dziadkowie, ciocie, wujkowie, kuzyni, kuzynki z rodzinami, przyjaciele z liceum, ze studiów, z pracy… Zanim się obejrzeliśmy, na kartce widniała liczba grubo przekraczająca setkę. Znacie to uczucie, gdy ekscytacja miesza się z lekką paniką? Dokładnie tak się czułam. Wizja wielkiego, hucznego wesela była piękna, ale w głowie od razu zapaliła mi się czerwona lampka z napisem: CHAOS.

Duże wesele, czyli… wielki chaos?

Na początku byłam przerażona. W głowie miałam obrazki z wesel znajomych, gdzie Panna Młoda biegała z podpiętą suknią, próbując jednocześnie znaleźć winietkę dla zagubionej cioci, dopilnować, czy wegetariańskie danie trafiło na właściwy stół i upewnić się, że fotograf uchwycił moment krojenia tortu. Wyglądała bardziej jak zestresowany event manager niż jak królowa własnego wieczoru. Pomyślałam sobie wtedy: „Nie, ja tak nie chcę. Chcę się bawić, śmiać, tańczyć i celebrować, a nie zarządzać kryzysem”.

Duże wesele dla wielu par jest synonimem wielkich problemów. Więcej gości to więcej usadzania, więcej opinii, więcej potencjalnych dramatów i oczywiście – większy budżet. Kiedy pierwszy raz przeczytałam w internecie, że na organizację wesela powyżej 100 osób potrzeba średnio półtora roku do dwóch lat, a koszt może spokojnie sięgnąć 80 tysięcy złotych, prawie spadłam z krzesła. Kto ma na to czas i pieniądze?! Czy zorganizowanie takiego przedsięwzięcia bez szaleństwa jest w ogóle możliwe? Tak. Trzeba tylko wiedzieć, jak do tego podejść.

Plan to Twój najlepszy przyjaciel (zaraz po świadkowej!)

Wyobraź sobie, że budujesz dom. Nie zaczynasz od kupowania mebli i wybierania koloru zasłon, prawda? Najpierw potrzebujesz solidnego projektu, fundamentów i harmonogramu prac. Z weselem jest dokładnie tak samo. Chaotyczne działanie, łapanie się za dziesięć rzeczy naraz i odkładanie kluczowych decyzji na ostatnią chwilę to przepis na katastrofę. Dobry, przemyślany plan to mapa, która bezpiecznie poprowadzi Cię przez całą tę przygodę.

Przeszłam przez to wszystko – od euforii, przez zwątpienie, aż po wielki finał, który był absolutnie cudowny i… o dziwo, spokojny! Chcę podzielić się moimi patentami, które sprawiły, że organizacja naszego 120-osobowego wesela była ekscytującą podróżą, a nie nerwowym biegiem przez płotki. To nie jest sucha lista zadań, ale zbiór wskazówek od kumpeli, która już to przerobiła. Pokażę Wam, że planowanie nie musi zabijać spontaniczności – wręcz przeciwnie, daje przestrzeń na to, by cieszyć się chwilą.

Zanim jednak rzucimy się w wir rezerwowania sal i wybierania sukni, mam dla Was kilka myśli na start, które pomogły mi złapać odpowiednią perspektywę:

• Zacznij od wizji, nie od listy zadań. Zanim otworzysz Excela, zamknij oczy. Jakie ma być Wasze wesele? Eleganckie i wytworne? Luźne i w stylu boho? Pełne tradycji czy nowoczesne? Poczujcie klimat, a decyzje przyjdą łatwiej.
• To maraton, nie sprint. Te półtora roku to nie przesada. Dajcie sobie czas. Rozłożenie zadań w harmonogramie sprawi, że nie poczujecie się przytłoczeni, a Wasz portfel trochę odetchnie.
• Jesteście w tym razem. To Wasze wspólne święto i wspólny projekt. Dzielcie się zadaniami, wspierajcie się i pamiętajcie, że gracie w jednej drużynie. Nic tak nie cementuje związku jak wspólne wybieranie koloru serwetek o północy!

Kluczowe informacje

Zderzenie marzeń z rzeczywistością bywa bolesne, ale spokojnie, jestem tu, żeby Was przez to przeprowadzić. Przeszłam przez to piekło organizacyjne i wyszłam z niego (prawie) bez szwanku, więc i Wam się uda!

Goście, Budżet i Czas – czyli Twój nowy trójkąt bermudzki

Pamiętam, jak usiedliśmy z Excelem, który miał być naszym najlepszym przyjacielem. Pierwsza kolumna: „Goście”. Druga: „Koszt na osobę”. Trzecia: „Łącznie”. Patrzyłam, jak liczba w tej ostatniej rośnie w zastraszającym tempie i czułam, jak robi mi się słabo. To jest ten moment prawdy, w którym wizje z Pinteresta spotykają się z twardą, finansową rzeczywistością. Bo duża liczba gości to nie tylko więcej talerzyków. To większa sala, więcej alkoholu, większy tort, więcej zaproszeń, więcej wszystkiego. I właśnie dlatego te trzy rzeczy – goście, budżet i czas – są ze sobą nierozerwalnie związane. Dopiero gdy zobaczyłam, że wesele na 120 osób może kosztować tyle, co małe mieszkanie, zrozumiałam, dlaczego ludzie planują je z dwuletnim wyprzedzeniem. To nie fanaberia, to konieczność.

• Praktyczny TIP #1: Zróbcie trzy listy gości. Lista A – absolutny must-have, ludzie, bez których nie wyobrażacie sobie tego dnia. Lista B – osoby, które bardzo chcecie zaprosić, ale jeśli budżet się nie zepnie, świat się nie zawali. I Lista C – wszyscy pozostali, czyli dalsza rodzina i znajomi z pracy. To daje elastyczność.
• Praktyczny TIP #2: Załóżcie osobne konto oszczędnościowe na wesele. Przelewajcie tam co miesiąc określoną kwotę. Widok rosnącej sumy działa cuda na motywację i daje realny obraz tego, na co Was stać.

Święta Trójca Rezerwacji: Sala, Zespół i Fotograf

Wyobraź sobie taką sytuację. Masz już wymarzoną datę, idealną suknię upatrzoną w katalogu i wizję wesela w głowie. Dzwonisz do tej przepięknej stodoły pod miastem, o której marzyłaś, a pani w słuchawce mówi z anielskim spokojem: „Owszem, mamy wolne terminy. W listopadzie. Za trzy lata”. Koszmar, prawda? A to niestety częsty scenariusz. Moja znajoma, Ania, przeżyła to na własnej skórze. Zakochała się w fotografie, którego zdjęcia oglądała na Instagramie non-stop. Zadzwoniła do niego na półtora roku przed planowanym terminem. Usłyszała tylko: „Przykro mi, ten weekend mam już zajęty od roku”.

To właśnie dlatego ta trójka – miejsce, oprawa muzyczna i człowiek z aparatem – to absolutny priorytet. To oni dyktują warunki, rezerwują Wam konkretny dzień w kalendarzu i odpowiadają za 80% klimatu całej imprezy. Zwłaszcza przy dużym weselu, bo liczba sal, które pomieszczą ponad 100 osób w dobrym standardzie i z ciekawym klimatem, jest naprawdę ograniczona. Jak już macie tę trójkę, możecie odetchnąć. Serio. Największy pożar został ugaszony.

• Praktyczny TIP #1: Zanim zaczniecie dzwonić, zróbcie listę 3-5 faworytów w każdej z tych kategorii. Nie przywiązujcie się emocjonalnie do jednego miejsca czy zespołu, bo rozczarowanie może być bolesne.
• Praktyczny TIP #2: Zawsze, ale to zawsze, czytajcie umowy! Sprawdźcie, co się dzieje z zaliczką w razie odwołania imprezy, jakie są koszty dodatkowe i co dokładnie wchodzi w zakres usługi.

Podsumowanie

I niech mi ktoś powie, że zorganizowanie dużego wesela to nie jest sport ekstremalny! Przeszliśmy razem przez budżety, które straszą po nocach, listy gości pękające w szwach i harmonogramy napięte jak struny w gitarze. Jeśli dotarliście aż tutaj, to znaczy, że macie w sobie siłę i determinację godną zdobywców Mount Everestu. A teraz, kiedy kurz bitewny powoli opada, usiądźmy na chwilę z filiżanką (albo kieliszkiem!) czegoś dobrego i zbierzmy to wszystko w całość. Bo wiecie, co jest w tym wszystkim najważniejsze?

Wasza tajna broń? Czas i… odpuszczanie

Jeśli miałabym wskazać jedną rzecz, która uratowała mi zdrowie psychiczne, byłby to czas. Pamiętam, jak na początku planowania, te wszystkie poradniki krzyczące „zacznijcie 2 lata wcześniej!” wydawały mi się grubą przesadą. Dwa lata na jedną imprezę?! A potem zaczęłam dzwonić. Okazało się, że nasz wymarzony fotograf ma terminy zajęte na 1,5 roku do przodu, a najlepszy zespół w okolicy właśnie przyjął rezerwację na naszą datę. Ała. To była bolesna, ale cenna lekcja. Dając sobie ten bufor czasowy, dajecie sobie luksus wyboru, a nie brania tego, co zostało. To jest różnica między weselem marzeń a weselem „z odzysku”.

A druga część tej broni? Odpuszczanie. Wiem, łatwo się mówi. Też byłam na etapie, gdzie spędziłam trzy wieczory, porównując pięćdziesiąt odcieni bieli na serwetkach. Dziś, z perspektywy czasu, widzę absurd tej sytuacji. Nikt z gości nie będzie pamiętał, czy kokardki na krzesłach miały idealny odcień kości słoniowej. Będą za to pamiętać Waszą radość, świetną muzykę i to, że po prostu dobrze się bawili. Pomyślcie o tym, gdy następnym razem będziecie tracić sen przez kolor winietek.

To Wasz pierwszy wspólny projekt (i to jaki!)

Muszę się do czegoś przyznać. Były momenty, kiedy planowanie wesela prawie nas pokonało. Kłótnie o budżet, inne wizje dotyczące oprawy, stres, który udzielał się nam obojgu… Brzmi znajomo? Kto z Was nie przerabiał dyskusji o tym, czy lepiej zaprosić dawno niewidzianą ciocię, czy zainwestować te pieniądze w lepszy alkohol? To jest pierwsza prawdziwa próba ogniowa dla Waszego małżeństwa. I to jest okej!

Zamiast traktować to jako pole bitwy, potraktujcie to jako Wasz pierwszy, ogromny wspólny projekt. To tutaj uczycie się negocjować, iść na kompromisy i, co najważniejsze, wspierać się nawzajem, gdy jedno z Was ma już serdecznie dość. Mój tip? Ustalcie sobie „strefy bez wesela”. Umówcie się, że po godzinie 20:00 albo podczas niedzielnego obiadu temat wesela po prostu nie istnieje. To daje przestrzeń na oddech i przypomina, że jesteście w tym razem nie tylko jako organizatorzy, ale przede wszystkim jako para, która się kocha.

W dniu „zero” zapomnijcie o wszystkim

I na koniec najważniejsza rada. Po tych wszystkich miesiącach planowania, setkach maili, telefonów i podjętych decyzjach, przychodzi moment, by oddać stery. Zaufajcie swojej świadkowej, menedżerowi sali, DJ-owi. Wasza praca jest skończona. Teraz macie tylko jedno zadanie: być tu i teraz, patrzeć sobie w oczy i celebrować miłość, która to wszystko zaczęła. Nic innego się nie liczy.

Najczęściej zadawane pytania